Bộ Chứng Từ Xuất Khẩu Đường Hàng Không

Bộ chứng từ nhập khẩu bằng đường hàng không “chuẩn” bao gồm: Airway Bill, Commercial Invoice, Packing list, Arrival notice, Delivery order. Việc chuẩn bị đầy đủ các chứng từ, giấy tờ, sẽ giúp quá trình vận chuyển hàng hóa của quý khách trở nên dễ dàng hơn, tiết kiệm chi phí cũng như tránh được các vấn đề phát sinh không đáng có.

Phương thức vận chuyển hàng hóa

Hóa đơn cũng cần nêu rõ phương thức vận chuyển hàng hóa được áp dụng, bao gồm các chi tiết cụ thể như số tàu, số chuyến, cảng khởi hành (POL – Port of Loading), cảng đích (POD – Port of Discharge) trong trường hợp vận chuyển đường biển.

Đối với vận chuyển đường hàng không hoặc các phương thức khác, hóa đơn sẽ ghi chi tiết tương ứng, đảm bảo rằng hàng hóa được vận chuyển đúng theo thỏa thuận giữa các bên.

Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List) là bộ chứng từ nhập khẩu bằng đường hàng không rất quan trọng được lập sau khi hoàn tất quá trình đóng gói. Packing list có vai trò thiết yếu trong việc kiểm kê và quản lý hàng hóa.

Đây là tài liệu mà các bên liên quan, bao gồm Hải Quan, sẽ sử dụng để đối chiếu và đánh giá xem hàng hóa thực tế có phù hợp với khai báo hay không.

Packing List cung cấp thông tin chi tiết về cách hàng hóa được sắp xếp (đóng kiện, hay pallet, thùng…), khối lượng “khô” (net weight), khối lượng tổng (gross weight), trọng lượng, thể tích, và nhiều yếu tố khác, giúp quá trình xuất nhập khẩu diễn ra trôi chảy và hiệu quả.

Hóa đơn thương mại – Commercial Invoice

Bộ chứng từ nhập khẩu bằng đường hàng không thì không thể thiếu hóa đơn thương mại (Commercial Invoice). Chứng từ quan trọng do người bán phát hành cho người mua, thể hiện giá trị và chi tiết của lô hàng.

Commercial Invoice là cơ sở để tính thuế và thực hiện các thủ tục Hải Quan. Hóa đơn thương mại cần được cung cấp cho đơn vị vận chuyển để đảm bảo quá trình vận chuyển diễn ra thuận lợi và đúng quy định.

Các thông tin quan trọng cần có trong Commercial Invoice:

Hóa đơn thương mại phải thể hiện rõ điều kiện thương mại được áp dụng, ví dụ như FOB (Free on Board), CIF (Cost, Insurance, and Freight), CFR (Cost and Freight)…

Đây là những quy tắc quan trọng giúp xác định trách nhiệm và chi phí của người bán và người mua trong quá trình vận chuyển hàng hóa.

Hóa đơn cần ghi rõ phương thức thanh toán đã được thỏa thuận giữa hai bên, chẳng hạn như T/T (Telegraphic Transfer), L/C (Letter of Credit), D/P (Documents Against Payment)…

Phương thức thanh toán này là yếu tố quan trọng quyết định thời điểm và cách thức mà người mua sẽ thực hiện thanh toán cho người bán.

Thông báo hàng đến – Arrival notice

Thông báo hàng đến (Arrival Notice) là một chứng từ được phát hành bởi hãng vận chuyển, thông báo cho người nhận hàng rằng lô hàng đã đến cảng hoặc sân bay đích. Arrival notice được gửi trước từ 1-2 ngày hàng đến.

Chứng từ này chứa các thông tin quan trọng như chi tiết về lô hàng, số container, cảng đích, thời gian dự kiến hàng đến và hướng dẫn các thủ tục cần thiết để nhận hàng. Arrival Notice giúp người nhận chuẩn bị sẵn sàng cho quá trình thông quan, xếp dỡ, và vận chuyển hàng hóa đến địa điểm cuối cùng.

Vận đơn vận chuyển bằng đường hàng không – Airway Bill

Vận đơn hàng không (Airway Bill – AWB) là chứng từ không thể thiếu trong lĩnh vực vận tải hàng không, đóng vai trò như một hợp đồng giữa người gửi hàng và hãng hàng không.

AWB chứa thông tin chi tiết về hàng hóa, bao gồm loại hàng, số lượng, trọng lượng, cùng với thông tin về người gửi, người nhận, điểm xuất phát và điểm đến. Ngoài ra, AWB cũng ghi rõ các điều khoản và điều kiện vận chuyển, đảm bảo quyền lợi và trách nhiệm của các bên liên quan trong quá trình vận chuyển.

Sau khi người gửi hàng giao hàng cho hãng vận chuyển và hoàn tất thủ tục Hải Quan xuất khẩu, hãng hàng không sẽ phát hành vận đơn hàng không. Đây là bằng chứng pháp lý cho việc tiếp nhận hàng hóa, đồng thời là tài liệu hướng dẫn và theo dõi lô hàng trong suốt quá trình vận chuyển từ điểm gửi đến điểm đích cuối cùng.

Vận đơn hàng không bao gồm 2 loại:

Vận đơn hàng không không chỉ là một tài liệu hành chính mà còn là “xương sống” của toàn bộ quy trình vận chuyển hàng không, đảm bảo tính an toàn, chính xác và hiệu quả trong mọi khía cạnh của logistics quốc tế.

Lệnh giao hàng – Delivery Order

Bộ chứng từ nhập khẩu bằng đường hàng không phải có để đưa hàng về kho chính là lệnh giao hàng (Delivery Order – DO). DO do hãng vận chuyển phát hành, cho phép người nhận hàng lấy lô hàng từ cảng hoặc kho lưu trữ. DO chứa các thông tin như số container, chi tiết hàng hóa, và nơi nhận hàng.

Đây là tài liệu cần thiết để người nhận hàng hoàn tất các thủ tục Hải Quan, sắp xếp vận chuyển và xếp dỡ hàng hóa. DO thường được phát hành sau khi người nhận hàng đã hoàn tất thanh toán các chi phí liên quan như cước phí vận chuyển và phí lưu kho.

Trên đây là 5 bộ chứng từ nhập khẩu bằng đường hàng không BẮT BUỘC PHẢI CÓ để hàng hóa lưu thông suôn sẻ nhanh chóng, an toàn. Mison Trans hy vọng với những thông tin trên sẽ giúp quý khách có một cái nhìn tổng quát hơn về các loại chứng từ trong nhập khẩu hàng quốc tế.

The document discusses a sales contract between Long Van Co., Ltd. and Coop Denmark for the sale of 28,000 kg of tuna fish at $6.00 per kg for a total of $168,000. It outlines the specifications, packaging, payment terms through L/C, documents required, arbitration process, and force majeure. It is signed by representatives of both the seller and buyer. The document also includes a commercial invoice, packing list, bill of lading, container packing list, certificate of origin, booking note, and notice of arrival documents related to the shipment.

Chứng từ xuất nhập khẩu đóng vai trò không thể thiếu trong hoạt động thương mại quốc tế. Việc hiểu biết về chứng từ xuất nhập khẩu không chỉ giúp các doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định pháp lý, mà còn đảm bảo quá trình giao thương được diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.

Trong bài viết dưới đây, Kiến Thức Xuất Nhập Khẩu sẽ giới thiệu tổng quan về chứng từ xuất nhập khẩu, cũng như cung cấp chi tiết về bộ chứng xuất nhập khẩu (đây là những chứng từ cần có trong quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa)

Bộ chứng từ xuất nhập khẩu là tập hợp các tài liệu, giấy tờ liên quan đến quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa từ một quốc gia đến quốc gia khác. Bộ chứng từ này có vai trò quan trọng trong việc thực hiện hợp đồng, thanh toán và bảo vệ quyền lợi của các bên liên quan.

Ý nghĩa, vai trò của chứng từ xuất nhập khẩu

Phân loại chứng từ xuất nhập khẩu

Hợp đồng ngoại thươngHóa đơn thương mạiVận đơnTờ khai hải quanPhiếu đóng gói hàng hóaChứng từ thường xuất hiệnGiấy chứng nhận xuất xứGiấy chứng nhận kiểm dịchGiấy bảo hiểm hàng hóaGiấy phép nhập khẩuGiấy phép xuất khẩuTín dụng thưChứng từ xuất nhập khẩu khácGiấy kiểm định chất lượngGiấy chứng nhận an toànGiấy chứng nhận kiểm tra phóng xạGiấy chứng nhận kiểm tra môi trườngSắp xếp bộ chứng từ xuất nhập khẩu như thế nàoThứ tự khi sắp xếp chứng từ như sau:

Hợp đồng ngoại thươngHóa đơn thương mạiPhiếu đóng gói hàng hóa (P/L)Vận đơnTờ khai hải quanTín dụng thư (L/C)Giấy phép xuất/ nhập khẩuGiấy chứng nhận xuất xứ (C/O)Giấy chứng nhận kiểm dịch (C/Q)Giấy bảo hiểm hàng hóa

Cách đọc bộ chứng từ xuất nhập khẩuĐa số chứng từ xuất nhập khẩu là tiếng Anh vì vậy rất nhiều bạn chưa biết cách đọc như thế nào, dưới đây Kiến Thức Xuất Nhập Khẩu sẽ hướng dẫn chi tiết với từng lại chứng từ:

Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract)Hợp đồng ngoại thương là chứng từ quan trọng bắt buộc phải có trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu. Là sự thỏa thuận giữa người mua và người bán (nhà xuất khẩu và nhà nhập khẩu) có trụ sở kinh doanh ở các nước khác nhau, theo đó nhà xuất khẩu có nghĩa vụ chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa cho nhà nhập khẩu và nhận tiền, còn nhà nhập khẩu có nghĩa vụ trả tiền và nhận hàng.

Kết cấu hợp đồng ngoại thương: Gồm 3 phần

Tên và số hợp đồngThời gian lập hợp đồngThông tin người mua và người bán

Mô tả hàng hóa: Chất lượng, giá cả, số lượng, đơn vị tính, đóng gói, đơn giá, tổng tiền lô hàngĐiều kiện giao hàng, thanh toán, bảo hiểm, phương thức vận chuyển, cảng xuất, cảng nhập,…

Thời hạn có hiệu lực của hợp đồngChữ ký và đóng dấu của đại diện mỗi bênNhững lưu ý khi soạn hợp đồng ngoại thương:

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)Hóa đơn thương mại là hóa đơn do người bán lập, chứng minh thông tin về việc bán hàng giữa người bán và người mua.

Nội dung của hóa đơn thương mại

Thông tin người bán, người muaHàng hóaCơ sở điều kiện giao hàngĐiều kiện thanh toán và trao chứng từChi tiết về vận tảiCác thông tin khácChức năng của hóa đơn thương mại

Thể hiện giá trị hàng hóa mua bán, làm cơ sở cho việc tính thuế XNK và bảo hiểmKhi hóa đơn đã được chấp nhận trả tiền, nó trở thành công cụ tài trợ cho hoạt động XNKLà căn cứ để đối chiếu và theo dõi việc thực hiện hợp đồng thương mạiNếu trong bộ chứng từ thanh toán có hối phiếu, thì hóa đơn là căn cứ để kiểm tra nội dung đòi tiền của hối phiếu; nếu trong bộ chứng từ không có hối phiếu, thì hóa đơn có tác dụng thay thế cho hối phiếu, làm căn cứ đòi tiền và trả tiền.

Hóa đơn tạm thờiHóa đơn chiếu lệHóa đơn xác nhậnHóa đơn lãnh sựHóa đơn chi tiếtHóa đơn hải quanChứng từ thương mạiPhân loại:

Vận đơn đường biểnChứng từ vận tải đa phương thứcBiên lai gửi hàng đường biểnVận đơn hàng khôngChứng từ vận tải các phương thức khác

Bảo hiểm đơnGiấy chứng nhận bảo hiểmHợp đồng bảo hiểm

Hóa đơn thương mạiGiấy chứng nhận xuất xứPhiếu đóng góiGiấy kiểm địnhGiấy chứng nhận chất lượng, số lượngCác chứng từ khác

Phiếu đóng gói hàng (Packing List)Khái niệm: Phiếu đống hói hàng hóa là chứng từ do người bán lập, ghi thông tin về hàng hóa được đóng gói.

Sắp xếp kho chứa hàng.Bố trí được phương tiện vận tải.Bốc hàng dùng thiết bị chuyên dụng như máy móc hay thuê công nhân.Đóng gói hàng khi có trường hợp kiểm hóaNội dung:

Thông tin người mua, người bán.Cảng xếp hàng, dỡ hàng.Thông tin hãng tàu, số chuyến tàu.Thông tin hàng hóa : trọng lượng, số kiện, mô tả hàng hóa, thể tích hàng hóaSố hiệu hợp đồng.Điều kiện giao hàng.Vận đơn (Bill of Lading)*Vận đơn đường biển

Khái niệm: Là chứng từ chuyên chở hàng hóa bằng đường biển do người có chức năng phát hành cho người gửi hàng sau khi hàng hóa đã được bốc lên tàu hoặc được nhận để chở.

Có thể chuyển nhượng vận đơn đường biển.Được phát hành 3 bản gốc nên cần kiểm soát trọn bộ 3 bản gốc đã phát hành.Phân loại:

Vận đơn đã bốc hàng lên tàu (Shipped on Board, on Board, shipped, laden on Board, laden)Vận đơn nhận hàng để chở

Vận đơn hoàn hảoVận đơn không hoàn hảo

Vận đơn đích danhVận đơn theo lệnhVận đơn vô danh

Vận đơn tàu chợVận đơn tàu chuyến

Vận đơn đi thẳngVận đơn chở suốtNội dung:

Thông tin cơ bản về hàng hóa: Tên hàng, số lượng, trọng lượng, kích thước,…Thông tin về người vận tải, người gửi và người nhận: Tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax,…Thông tin về phương thức vận tải: Phương tiện vận tải, tuyến đường vận tải,…Thông tin về điều kiện vận tải: Điều kiện giao hàng, điều kiện bảo hiểm,…

Tờ khai hải quan (Customs Declaration)Khái niệm: là chứng từ khai báo với cơ quan hải quan về hàng hóa xuất khẩu và nhập khẩu.

Thông tin hàng hóa: tên hàng, số lượng, trọng lượng, trị giá,…Thông tin về người khai hải quan: tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax,…Thông tin về phương thức vận tải: phương tiện vận tải, tuyến đường vận tải,…Thông tin về điều kiện vận tải: điều kiện giao hàng, điều kiện bảo hiểm,…Tín dụng thư (L/C)Khái niệm: là thư do ngân hàng phát hành theo yêu cầu của người mua, cam kết thanh toán cho người bán khi người bán đáp ứng được các điều kiện quy định trong thư tín dụng.

Thông tin về người mở thư tín dụng, người thụ hưởng và ngân hàng phát hành: tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax,…Thông tin về hàng hóa: tên hàng, số lượng, trọng lượng,…Thông tin về giá cả, phương thức thanh toán,…Thông tin về vận tải: phương tiện vận tải, tuyến đường vận tải,…Thông tin về các loại chứng từ cần thiết để xuất trình để nhận tiền thanh toán.Các điều kiện khác như thời hạn hiệu lực của tín dụng thư,…Giấy phép xuất nhập khẩuKhái niệm: là văn bản do cơ quan có thẩm quyền cấp cho phép xuất khẩu và nhập khẩu hàng hóa.

Thông tin về người được cấp phép: tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax,…Thông tin về loại hàng hóa: tên hàng, mã HS, số lượng,…Thông tin về phương thức xuất nhập khẩu: phương tiện vận tải, tuyến đường vận tải,…Thông tin về thời gian hiệu lực: thời hạn bắt đầu và thời hạn kết thúc của giấy phép xuất nhập khẩu.Các điều kiện khác như điều kiện xuất khẩu, nhập khẩu,…Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)Khái niệm: là chứng từ xác nhận xuất xứ của hàng hóa.

Thông tin về người cấp CO, người xuất khẩu và người nhập khẩu: tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax,…Thông tin về hàng hóa: tên hàng, mã HS, số lượng,…Thông tin về xuất xứ hàng hóa: nước xuất xứ, cơ sở xác định xuất xứ hàng hóa,…Thông tin về các điều kiện khác như thời hạn hiệu lực của giấy chứng nhận xuất xứ,…Giấy chứng nhận chất lượng hàng hóa (C/Q)Khái niệm: là chứng từ xác nhận chất lượng của hàng hóa.

Thông tin về người cấp giấy chứng nhận kiểm dịch, người xuất khẩu và người nhập khẩu: tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax,…Thông tin về hàng hóa: tên hàng, mã HS, số lượng,…Thông tin về kiểm dịch: kết quả kiểm dịch, kết luận về tình trạng kiểm dịch,…Thông tin về các điều kiện khác như thời hạn hiệu lực của giấy chứng nhận kiểm dịch,…Giấy bảo hiểm hàng hóa (COA)Khái niệm: là chứng từ xác nhận an toàn của hàng hóa.

Thông tin về người bảo hiểm và người được bảo hiểm: tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax,…Thông tin về hàng hóa: tên hàng, mã HS, số lượng,…Thông tin về vận chuyển: phương thức vận tải, tuyến đường vận tải,…Thông tin về bảo hiểm: mức bảo hiểm, các rủi ro được bảo hiểm,…Thông tin về các điều kiện khác như thời hạn hiệu lực của giấy bảo hiểm,…

Nếu doanh nghiệp bạn đang có nhu cầu xuất nhập khẩu hàng hóa vá các dịch vụ vận chuyển quốc tế, ITS Logistics Việt Nam chuyên cung cấp dịch vụ làm thủ tục trọn gói từ xưởng về kho với thời gian thông quan nhanh gọn, uy tín, chuyên nghiệp và hỗ trợ tốt nhất cho nhu cầu của khách hàng.

Thông tin báo giá chi tiết về dịch vụ, quý khách hàng vui lòng liên hệ: www.itslogistics.com.vn